Membuka masalah untuk Perbaikan

Ini adalah salah satu pengalaman yang berharga yang didapat ketika bekerja di Malaysia...Saya bekerja sebagai expatriate di sebuah perusahaan farmasi di Sungai Petani Malaysia.  Perusahaan ini adalah perusahaan lama yang dibeli oleh management baru sehingga memang banyak dilakukan perubahan dan perbaikan.  Tahun pertama saya ditugaskan untuk membawahi Line Liquid.

Meeting koordinasi antar departemen dilakukan setiap hari yang dihadiri minimal oleh Executive per area (diatas SPV - dibawah Manager). Pada meeting ini dibahas masalah-masalah yang menghambat proses produksi, dan biasanya memang semua orang terkena teguran lisan, yang seringnya berlevel keras, apalagi jika sudah dihadiri oleh seorang konsultan perusahaan yang ditunjuk langsung oleh CEO. Konsultan ini keras dan tegas tetapi memang dengan tujuan merubah cara kerja orang lebih efektif dan juga meningkatkan produktivitas perusahaan yang memang masih kurang baik.

Pernah ada satu kasus dimana salah satu produk liquid tidak bisa diproduksi padahal sudah dijadwalkan karena ada salahsatu bahan yang belum tersedia. Singkat cerita, dengan berbagai cara, yang tentunya hasil kerjasama dan analisa sehingga tidak melanggar aturan GMP, maka produk tersebut bisa  diproduksi walaupun telat.  Saya termasuk orang yang berperan besar dalam penyelesaian masalah ini, termasuk menjelaskan kepada GM of Quality Excellent untuk approval action yang dilakukan, dan memang disetujui. Masalah produk selesai da saya bangga dapat menyelesaikan masalah dan membantu kesulitan Kepala Gudang.

Pada meeting koordinasi selanjutnya, dengan tenang semua orang datang dan mengira bahwa masalah diatas sudah diatasi dan akan mendapat point positif dari GM Operational dan tentunya dari Sang Konsultant.  Proses meeting berjalan seperti biasa, dengan kesadaran penuh berlalu, sampai pada sesi akhir tentang apakah ada masalah lain yang perlu dibahas, semua orang diam beberapa saat, kecuali sang Konsultant.

Beliau mulai menanyakan tentang masalah produk Liquid yang mengalami masalah keterlambatan proses karena masalah bahan baku dan kenapa tidak ada satupun yang membahas dimeeting koordinasi.  Saya dengan perasaan kaget dan waswas menjelaskan bahwa masalah tersebut sudah selesai dengan beberapa action yang sudah dilakukan bersama dengan Kepala Gudang sehingga tidak dibahas dimeeting lagi.  Penjelasan ini mulai membuat beliau berkomentar dengan nada yang jauh lebih tinggi.

Pada intinya beliau menanyakan apa rootcausenya dan action konkretnya dan jaminan bahwa kedepannya tidak terjadi lagi.  Saya dan Kepala Gudang sama sekali tidak bisa menjawab, karena saya ternyata melupakan basic action untuk problem solving yaitu analisa rootcausenya, sehingga actionnya bersifat sementara atau cuma memperbaiki "gejala".  Beliau juga menyatakan action yang sudah dilakukan TIDAK membuat Kepala Gudang menyadari kekurangan diri dan team, berubah dan melakukan improvement supaya masalahnya benar-benar selesai dan tidak terulang.  Kepala Gudang mendapat teguran lisan yang keras.  Saya juga mendapat teguran lisan yang juga keras, karena dianggap menyembunyikan masalah dan tidak menyelesaikan masalah dengan efektif dan efisien, saya dianggap tidak berani mengangkat masalah dan membantu partner kerja dengan cara yang salah dimana tidak mendorong partner kerja untuk selalu memperbaiki diri menjadi lebih baik dan lebih baik lagi.

Setelah diskusi panjang lebar, ditemukan penyebab yang salahsatunya tidak ada kontrol dan forecast pemakaian terhadap item yang bermasalah tersebut.  Action yang dilakukan adalah membuat sistem kontrol yang efektif, dan sebagai salah satu tindakan pencegahannya adalah identifikasi bahan lain yang kemungkinan mempunyai masalah yang sama kemudian dilakukan sistem kontrol stock dan penggunaan yang sama.

Masalah diselesaikan dengan melakukan immediate action untuk penyelesaian gejala, corrective action sistem kontrol stock untuk menghilangkan penyebab dan identifikasi bahan lain sebagai preventif action sehingga perusahaan tidak dirugikan oleh terulangnya masalah yang sama.  Hal yang paling penting adalah dengan proses ini orang yang terlibat didorong untuk memperbaiki diri dan bagiannya.

Good lesson...membuka masalah bukan untuk menunjukkan aib tetapi untuk mendorong orang / team/ perusahaan memperbaiki diri terus menerus.